昨今テレワークが定着し始める中、環境に縛られずに仕事ができる一環として社内DX化が課題になっている会社も多いのではないでしょうか？
そして、例外なく当社も（2021年8月現在）基本テレワークを推奨しており、2020年4月から行っております。また、テレワーク推奨前からどこからでも仕事できる環境にしていたため、メンバーからの懸念はほぼ０でした。
そこで、当社と同規模や社内DX化にお悩みを抱えている中小企業の方の参考になればと思い実施していたことをまとめました。
こんな方におすすめのコンテンツです。
- デジタルトランスフォーメーション（DX）をしたい中小企業の方
- これから起業を考えている人
- 社内のファイル管理や共有に悩んでいる人
- 仕事をする場所や環境に縛られている人
目次
社内DX化のためにWEBツールを導入したきっかけ
「場所や環境に縛られずに仕事したい。」タガタメを創業するときにそう思っていました。
例えば、海の見える南の島の窓辺で仕事してみたり、冬は雪山にこもって、毎朝スノーボードをしたあとに仕事したり、自分だけでなく関わるメンバーにはそんな仕事の仕方ができたら楽しいなと思っていました。
また、起業前に勤めていた会社（その当時です）で自分がストレスに感じた点。
- 社内に共有サーバーをおいて、VPNでアクセスして通信が重い。
- エクセルを数人で開くと読み取り専用で相互作業ができない。
- メールソフトが特定のパソコンでしか送受信できない。
- 紙の回覧板がまわってきていて、自分の机にめっちゃ溜まる。
- 請求書を一枚一枚確認、捺印が必要。
- 契約書や申込書の郵送する。
- 経費の使用許可を口頭でもらう。
とにかくオフィスやデスクトップパソコンなどの環境に縛られ、出社しないとできないことが多くなりました。結果、無駄な時間を生み、よいパフォーマンスが出せていないと感じることが多々ありました。
そして、環境が整っていないことは、致命傷になると強く思いました。結果として自社のサービス品質にも大きく関わるとおもったので、自分の会社ではそういったわずらわしさはなくしたいと思い、場所に縛られないSaasツールを導入し活用しています。
SaaSツールの導入ポイント
まず、社内DX化をするにあたり、自分が各種ツールを選んだポイントは共有と連携がテーマです。
「共有」は保管されている場所がクラウド上のため、ブラウザ上でもアクセスしやすいこと。
連携は他のツールとの連携性であったり、スマートフォンのアプリがあるかとか。ツール同士の連携により、さらにパフォーマンスを向上できる可能性のあるものです。
そこで、社内DX化をするにあたり弊社で創業当時から導入しているものから、最近導入したものまでを簡単にまとめてみました。これからWEBツールの導入を考えている皆さまの参考になれば幸いです。
※下記記載の使用歴は、2022年3月のもの。
社内DX化のために導入したWEBツール：ファイル共有系
Google Workspace
要はGoogleドライブの有料版ですね。
まず、一番ネックになりそうだと思って考えたのは各種ファイルの共有。Googleドライブは個人でも使用していたので、セキュリティ面など大丈夫なのかとか心配していましたが、結局使用して8年。情報漏洩的なこともないですし、ちゃんと運用すればまったく問題ないです。Googleドライブの詳細はまた別に紹介させていただきます。
契約プラン： Business Starter 月額/680円（ユーザー1人あたり）
使用歴：8年
Dropbox
Dropbox（ドロップボックス）は、GoogleドライブだけだとWEB制作などをするうえでの容量の重いデータを保存するのに容量がすぐいっぱいになります。そこで、ファイル保管に特化したサービスはないかと思い、このドロップボックスを制作データ用に契約しています。
契約プラン： Dropbox Professional 3TB 月額/2,640円
使用歴：3年
社内DX化のために導入したWEBツール：コミュニケーション系
タガタメのサービスは人と人がコミュニケーションをとってできるものがほとんどです。クライアントへのコミュニケーションももちろんですが、社内コミュニケーションも同じように重要です。その際に認識が少しずれていたすると、結果が変わってきたり、できあがるモノが異なってしまいます。そのためにも、いくつかのサービスを使用してコミュニケーションギャップがないようにしています。
Gmail
メールソフトではパソコンのハードディスクなどに受信、送信したものが保存されていく為、環境依存を生んでしまいます。そこで、Gmailの場合ブラウザ上でメールをやりとりすることにより、環境依存がなくなります。さらに、細かい業務改善機能などもあって重宝しています。
契約プラン： Google Workspace内に含まれる
使用歴：8年
Chatwork （チャットワーク）
社内のコミュニケーションはほとんどチャットワークでおこなわれています。他にも、クライアントとのやりとり、社内感のやりとり、雑談のようなコミュニケーションなどもおこなっています。
例えば、Googleドライブで保管したデータをチャットワークURLを送って、「ココ見てー」みたいなやり取りがおこなわれています。
契約プラン：ビジネスプラン 月額/500円（ユーザー1人あたり）
使用歴：8年
Slack（スラック）
こちらも、チャットワークと併用して使っているコミュニケーションツールです。最近ではクライアントで使用する企業が増えてきており、まずは使ってみるスタンスで無料プランを使っていました。しかし、メッセージ容量やセキュリティ面を加味した結果、先日有料化しました。
契約プラン：無料プラン → 有料プランへ
使用歴：3年
Zoom
さて、こちらもすっかりメジャーになりましたが、コロナウィルスが流行った2020年に導入しました。今となってはクライアントとの打合わせ、社内MTGなど、なくてはならないツールになりました。他にも色々な類似ツールがありますが、個人的には一番軽くて動作性がよいと思っています。こちらでは、いくつかアカウントを作成して使用しています。
契約プラン：プロ 月額/2000円（ライセンスあたり）
使用歴：3年
社内DX化のために導入したWEBツール：経理
タガタメの大きな特徴として、経理業務は基本バーベキュースタイルです(笑)。イメージはフランクですが、担当者がちゃんと責任をもって請求書まで出すスタイルをとっています。そう聞くと、業務効率はたしかに悪いのかもしれませんが、クライアントにお金を請求して支払ってもらう事を肌身をもって感じてもらえるだけでなく、責任感も育つと思っています。
misoca
見積書、請求書の制作、請求書を郵送までしてくれるツール。こちらのツールは、回収保証もついているので、一定の条件を満たせば、misocaが回収保証してくれるため、ベンチャー企業には凄く重宝してます。ちなみに、タガタメを創業してから請求書を封に詰めておくったことがないかもしれません。導入したときは、結構驚かれましたが、今ではかなり主流になってきましたね。引き続き、今のタガタメのバックオフィスを支えてくれるツールです。
契約プラン：プラン100 月額/3000円 100通まで
使用歴：6年
STREAMED
領収書の自動記帳サービス。領収書をスマートフォンで撮影してアップロードするだけで画像を読み取って記帳してくれるツール。経費精算はほぼ、これでおこなっています。使用歴が1年なのは以前は、「トッテオクール」を使用していたので、そう考えると実際は5年ぐらい使用しています。今では、当社のメンバー全員がこのツールに経費を入れて清算をしています。
契約プラン：基本料1950円/月
使用歴：2年
社内DX化のために導入したWEBツール：受付管理
fondesk
電話代行サービス。「こんなサービスあるんだ！」ってかなり驚いたのを覚えています！例えば、受電があるとチャットワークにこんな方から電話があった、ということを通知で知らせてくれたり、すごく便利です。導入する前は、受電の仕方などは礼儀礼節など新メンバーが入った際など出てもらうことでOJTの一環にもなっているかと思っていましたが、こちらを導入してからは、これなしでは考えられないかなーて感じです。希望としては、fondesk自体で電話契約とかしてくれるとさらにいいと思います。
契約プラン：ベーシックプラン10,000円/月
使用歴：2年
eFax
faxをweb上で受信するサービス。今ではFAXはあまり使わないのですが、たまにやり取りがあります。移転とともにSaaSに切り替え。今まで複合機で送受信をしていましたが、こちらもあまり便利ではないので、WEBサービスに切り替えました。それから、サービスを利用開始して今日まで1通も送受信していませんが、おそらく今後使用するが増えると思います。
契約プラン：月額1,800円
使用歴：2年
Google クラウド プリント – エプソン
スキャンしたデータをGoogleドライブで保管できます。こちらも移転とともに仕様変更。当社はepsonの複合機を使用していますが、「MyEPSON」を使用すると、Googleドライブと連携できスキャンしたデータをGoogleドライブに保管できるナイスなサービスです。他にも送られてくる請求書などもスキャンして、在宅の経理の方に依頼できたり、デザインなどもスキャンから共有までしてくれて、ダウンロード作業を挟まなくても可能になりました。
社内DX化のために導入したWEBツール：スケジュール、タスク、プロジェクト管理
Googleカレンダー
使用している会社も多いと思いますが、メンバーのスケジュール共有ツールです。まずその理由として、スマホのアプリやその他のアプリとも連携性が高いためです。今となっては、あるのが当たり前になり、無くなることが考えられない位生活に馴染んでます。
契約プラン： Google Workspace内に含まれる
使用歴：8年
TODIST
タガタメ内でも使用してる人が多いタスク管理ツールです。そして、自分はヘビーユーザーです（笑）。こちらは、GTDという管理手法を用いたタスク管理ツールです。例えば、「デスクトプパソコンのミニターに、ポストイットで今日やることを貼って、終わったらはがす」みたいなことをやっていた？やってる人もいますかね？それをデジタル化した感じです。今日やることをポチポチと終わらせていく感じです。
契約プラン：ビジネス 月額558円/ユーザー
使用歴：6年
Backlog（バックログ）
上記のTODISTは個人のタスク管理で、バックログはチームの「プロジェクト管理」で使用しています。そして、タガタメではWEBサイト制作などの作業が発生する場合、ここに入れないと作業をしてはいけないルールになっています。そのため、口頭のみで進めることなく、プロジェクトの管理ができています。
契約プラン：プレミアムプラン 21,780/月
使用歴：6年
社内DX化のために導入したWEBツール：マーケティング
それでは、ここから少し専門分野に移っていきます。
ATOM
弊社の運用型広告の進捗管理、レポートツール。Google、Yahoo!JAPANをはじめFacebook、Instagram、Twitterなどの進捗管理であったり、他にも週次、月次などのレポートを決まったフォーマットで作成してくれて、とても重宝しています。
契約プラン：月額費用は5万円~
社内DX化のために導入したWEBツール：制作系
Adobe Creative cloud
WEBサイトのデザイン、コーディングなども弊社の主要事業の一つです。制作弊社のクリエイティブチームメンバーはほぼいれているほか、イラストレイター、フォトショップなど、最近ではXDでワイヤーを書いて共有したりしています。今となっては、これがないと仕事になりません。
まとめ
さて、いかがでしたでしょうか？タガタメの社内DX ツールをまとめてみました。社内DX化などでお悩みの方がいらっしゃったら参考になったら幸いです。こういったツールだけでなく、運用方法など他にもお悩みがあれば、ぜひ一度ご連絡いただけるとさらに具体的に解決方法をお教えできるかと思います。
